O acolhimento que se faz no primeiro dia de estágio é crucial, pois irá definir o tipo de relacionamento interpessoal que o estagiário vai estabelecer com o Tutor e a equipa, o que terá impacto no modo como o estágio vai decorrer.
O bom acolhimento dos estagiários é fundamental para transmitir eficazmente todas as informações necessárias ao desempenho do seu trabalho, mas também para os deixar à vontade para colocarem quaisquer questões, ou solicitarem ajuda sempre que precisarem, para poderem ter o melhor desempenho.
8 boas práticas para realizar o acolhimento de estagiário com qualidade
As boas práticas em relação ao acolhimento de estagiários são apenas um conjunto de ações concretas, que requerem algum planeamento por parte da Organização de Acolhimento, nomeadamente:
1. Definir quem será o colaborador responsável por receber o estagiário no primeiro dia
Deverá ser o Tutor a receber o estagiário, pois será o colaborador responsável pelo seu acompanhamento e avaliação, mas caso não seja possível, essa tarefa terá de ser atribuída a um colaborador que consiga fazer um acolhimento com qualidade.
2. Mostrar as instalações
Explicar todas as regras relevantes relacionadas funcionamento das instalações.
3. Apresentar a equipa e colegas com vai trabalhar
Caso a empresa seja de pequena dimensão, deverão ser apresentados todos os colaboradores. Os colaboradores com quem o estagiário vai trabalhar mais diretamente, deverão disponibilizar algum tempo para se apresentarem e explicarem resumidamente a sua função e tarefas. Isto permitirá ao estagiário ambientar-se rapidamente e desempenhar melhor o seu traalho.
4. Explicar onde irá trabalhar e quais os meios e equipamentos à disposição
Consoante a função que o estagiário irá desempenhar, é necessário garantir que o seu posto de trabalho está devidamente equipado com tudo o que vai precisar para a realização das suas tarefas, quer se trate de um computador, material de escritório, ferramentas, máquinas, uniforme, etc. Tudo deve estar pronto a utilizar.
5. Apresentar a Organização e Departamento
Esta apresentação tem o objetivo de dar a conhecer aprofundadamente, o funcionamento da organização e do departamento onde o estagiário vai trabalhar e possibilitar-lhe ainda compreender a sua cultura e familiarizar-se com os seus procedimentos. Pode ser feita de várias formas, por exemplo: leitura de um manual, apresentação em PowerPoint, ou realização de um curso online.
6. Almoçar com a equipa e Tutor
Organizar um almoço de boas vindas com a equipa e Tutor, será a forma de proporcionar um momento de convívio informal e descontraído, que irá facilitar a integração do estagiário.
7. Reunir para rever o Plano de Estágio
Esta reunião é essencial para recordar e esclarecer dúvidas sobre o Plano de Estágio anteriormente definido e atribuir as primeiras tarefas. Além do Tutor, deverão estar também presentes nesta reunião os colaboradores com quem o estagiário vai trabalhar.
8. Recolher feedback ao terminar o primeiro dia de estágio
Ao aproximar-se a hora de saída, o Tutor deverá reservar alguns minutos para conversar com o estagiário sobre o primeiro dia (perguntar o que achou das tarefas que começou a executar e verificar se tem questões) e ainda rever quais serão as tarefas para o dia seguinte, antes de dar a permissão para sair.